La caja chica es un fondo fijo con la que toda empresa debe contar, el efectivo que se destina en esta caja debe cubrir gastos de improviso que sean necesarios para el correcto desarrollo de las actividades en las áreas de trabajo. A continuación te compartimos la importancia de contar con una caja chica en tu empresa.
El uso de la caja chica es un método administrativo contable que le permitirá a los trabajadores de tu compañía acudir a este medio cuando ocurran gastos menores, para que el manejo de una caja chica funcione es indispensable contar con ciertos lineamientos que eviten tener inconvenientes en la contabilidad de tu empresa y afecten el resultado final del mes.
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Importancia de contar con una caja chica dentro de tu compañía
Recuerda que el éxito de tu empresa se reflejará en el estado del flujo de caja y en la gestión profesional de la misma. Existen 4 factores importantes al contar con una caja chica:
- Se elabora un registro para justificar los pagos menores
- Agregar la información de dichos pagos a los libros contables
- Mejora la asignación y control de los presupuestos
En ningún caso la caja chica deberá de cubrir gastos correspondientes a conceptos como: Sueldos, cambio de cheques, préstamos, cambio por vales, pago de servicios como luz eléctrica, teléfono o agua, publicidad o suministros. Es por esto que cada gasto que se realiza con el fondo de la caja debe ser soportado con un comprobante de pago.
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El motivo de disponer de los fondos de la caja chica es evitar la aprobación de gerencia, sin embargo como mencionamos anteriormente esos gastos deben ser justificados. El segundo aspecto a tomar en cuenta es la custodia de la persona responsable de la caja chica, quien deberá rendir cuenta a gerencia de los gastos generados. Sin embargo es importante recalcar que la caja chica no puede ser utilizada libremente, ni por el empleados ni por los gerentes de la compañía.
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